Een stevige basis met goede definities

Datum: 20 augustus 2020 - Leestijd: 6 minuten

Vraag 3 managers naar hun uitleg van "duurzame inzetbaarheid" en u krijgt 3 verschillende antwoorden. Als die managers bij u aan tafel zitten, brengt dat uw veelbelovende plan niet verder. Baken uw domein dus goed af.

Hoe doet u dat?

1. Maak eigen definities

U kunt natuurlijk bestaande definities gebruiken. Neem bijvoorbeeld die uit het overheidsprogramma ‘Participatie en Gezondheid’ waarin duurzame inzetbaarheid wordt besproken.

Maar past die bij uw organisatie? Herkent uw directie daar het eigen bedrijf in? TNO gebruikt in het rapport Duurzame Inzetbaarheid in Perspectief een andere: "de continue aansluiting van wat een werknemer kan en wil op het werk of wat een werkgever kan en wil". En zo zijn er nog talloze te vinden.

Wij ervaren dat we bestaande definities altijd moeten herformuleren. Zodat ze aansluiten bij uw bedrijfsmissie. In de woorden die uw medewerkers gebruiken.

2. Knip definities op

We merken in ons werk met HR-managers dat het handig is om definities op te knippen. Dat maakt het totaalplaatje van duurzame inzetbaarheid een stuk overzichtelijker:

• Gezondheid en energie: denk aan begrippen als mentale en fysieke belasting, verzuim en re-integratie.
• Vakkennis en vaardigheden: wat is scholing, hoe ziet u opleiding en kennis delen op de werkvloer? Wat betekent loopbaanplanning en –begeleiding?
• Motivatie en betrokkenheid: hoe definieert u ‘bedrijfscultuur’? Wat zijn de kenmerken van vakmanschap, werkplezier en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid in uw bedrijf?
• Werk-privé balans: wat is de relatie tussen inspanning en ontspanning, houdt u rekening met levensgebeurtenissen, hoe kijkt u aan tegen mantelzorg door een medewerker?

Als u de definities opknipt, geeft u de lezers van uw plan overzicht en structuur. Dan concentreren ze zich op de inhoud van uw voorstellen.

3. Maak definities sluitend

Zorg dat de definities geen ruimte laten voor interpretatie. Dan wordt er altijd over gediscussieerd. En er moet juist gesproken worden over uw plannen. Over de acties die u wilt uitzetten. Over de verwachte successen. Maak dus definities die sluitend zijn.

4. Betrek uw collega's

En met wie maakt u die definities het beste? Het antwoord is eenvoudig: werk vooral niet alleen.

U bent omringd door de belangrijkste experts: de medewerkers van uw bedrijf. Betrek daarom het management, OR of medezeggenschapsraad bij deze stap.

Overleg met hen welke onderwerpen in de vier deelgebieden van belang zijn. Leg uw formuleringen voor en vraag om feedback. Zij hoeven het niet eens te zijn met uw definities. Maar ze moeten ze wel snappen.

Dan kunt u daarop voortbouwen met uw analyse.

Waar zitten de gaten in het huidige beleid, waar liggen de gezondheidsrisico's? Geen inzichten zonder een goede analyse. En die inzichten leiden tot uw doelstellingen.

U kunt veel gegevens halen uit bestaande data-analyses: (demografische) personeelsgegevens, verzuimcijfers en interne onderzoeken, zoals het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Overleg ook met uw arbodienst. Die heeft precies in kaart waarop medewerkers uitvallen, hoe hoog het verzuim is en wat de kosten zijn.

Maar er zijn cijfers die u niet kunt halen uit de bestaande gegevens of onderzoeken. Als er geen tevredenheidsonderzoek is. Of als een gezondheidsrisicoanalyse op de werkvloer al een tijd niet meer is uitgevoerd.

Keer dan terug naar het oh-zo-waardevolle veldwerk: interviews, groepsgesprekken. Dat hoeft niet grootschalig of duur te zijn. Kies voor een paar goedgekozen dagdelen om het werk op de vloer van dichtbij te bekijken. Of houd interviews met een aantal ervaren én nieuwe medewerkers. Die geven al veel waardevolle inzichten.

Wilt u de huidige situatie diepgaander onderzoeken? Of een externe partij inschakelen om de objectiviteit te waarborgen?

Denk ook eens aan de hulp van uw zorgverzekeraar. Die heeft vaak tools beschikbaar om risico’s in uw bedrijf te inventariseren en kan u de weg wijzen naar passende interventies om deze risico’s te lijf te gaan. Vanuit het collectieve verzekeringscontract kan dat misschien ook nog zonder kosten.

Zo rondt u de eerste twee onderdelen van het jaarplan af.

En ja, het is zo: het jaarplan is er dan nog niet. Er wachten nog doelstellingen, activiteiten en de communicatie daarover.

Dezelfde groepen die u eerder heeft aangehaakt, komen dan ook van pas. Wat vinden zij van de activiteiten die u voorstelt, via welke kanalen willen zij benaderd worden?

Maar zorg altijd voor deze stevige basis en stem ze af met belangrijke stakeholders:

• Maak goede definities die geen ruimte laten voor interpretatie.
• Geef een volledige analyse die een stevige basis is voor uw doelstellingen en actieplan.

Mocht u verder willen sparren over het jaarplan, neemt u dan gerust contact met mij op.