Weegt het gedoe van een overstap op tegen de voordelen van een nieuwe collectiviteit?

Datum: 26 oktober 2015 - Leestijd: 5 minuten

Uit gesprekken die we voeren, merken we ook dat ze niet zitten te wachten op vragen van medewerkers. “Je weet wat je hebt, maar niet wat je er voor terug krijgt als je met een andere partij in zee gaat. Zo'n reactie is begrijpelijk. Een verandering vraagt hoe dan ook tijd en aandacht. De vraag is of het (in de praktijk overigens minimale) gedoe opweegt tegen de voordelen van een nieuwe collectiviteit?

Stap 1. Een goede offerte vertaalt de wensen van het bedrijf

Voordat een offerte op tafel komt, zijn er gesprekken geweest met de accountmanager van de zorgverzekeraar. Bijvoorbeeld over de aard van de organisatie, de mensen die er werken, de visie van het bedrijf, de visie op gezondheid en natuurlijk de wensen ten aanzien van een collectieve zorgverzekering. In een offerte maakt de verzekeraar inzichtelijk wat het aanbod behelst; de productlijn, de collectiviteitskorting, de premie voor de medewerkers en de voorwaarden van de verzekeraar.

Stap 2. Het totaalplaatje bepaalt de keuze voor een nieuwe partij

Offertes vergelijken luistert nauw. Het aanbod van verzekeraars kan behoorlijk verschillen. Het gaat er niet alleen om dat de zorgvergoeding is geregeld maar ook dat de zorgverzekeraar met de organisatie wil samenwerken aan duurzaam gezondheidsmanagement. Ook de samenwerking is van belang. Hoe gaat de verzekeraar om met medewerkers en hun vragen. Want die komen er:

• Krijg ik nog wel dezelfde vergoeding voor het behandeltraject voor fysiotherapie?
• Wordt dat exclusieve medicijn van mijn chronisch zieke dochter nog vergoed?
• Kan mijn man de behandelingen bij de dermatoloog gewoon voortzetten?

HR-afdelingen willen geen sores. Zij willen dat alles goed is geregeld, tegen een redelijk tarief. Verzekeraars zijn zich daarvan bewust en zullen alle vragen beantwoorden. Qua dekkingen zijn ze trouwens wettelijk verplicht om alle zorg te vergoeden die vanuit uit de basisverzekering voor vergoeding in aanmerking komt. De verzekeraar neemt dus alle lopende behandelingen en bestaande machtigingen over die in de basisverzekering vallen. De verzekerde hoeft alleen een kopie van de machtiging te overleggen. Bij aanvullende verzekeringen bepaalt het type verzekering waar een verzekerde recht op heeft. Als HR overtuigd is van een goed totaalaanbod en een soepele samenwerking, kunnen de handtekeningen worden gezet.

Stap 3. Opzeggen huidige contract

Bij overgang naar een nieuwe verzekeraar moet HR zelf het collectieve contract met de huidige verzekeraar opzeggen. Dat kan de nieuwe verzekeraar niet doen. Elk contract heeft een opzegtermijn, een belangrijk onderdeel om vooraf goed te bekijken. Vaak wordt eerst een nieuw contract gesloten voordat het oude wordt opgezegd.

Stap 4. Contract binnen drie dagen ingeregeld

Zodra het nieuwe collectieve contract is getekend, begint de administratieve inregeling ervan. In deze stap zorgt de verzekeraar ervoor dat de basisinformatie van het contract compleet en snel wordt verwerkt in de systemen. Dan gaat het om de hoogte van de korting, de productlijnen , de aanmelding voor de collectiviteit, de wijze waarop de premie moet worden voldaan. CZ heeft hier slechts drie dagen voor nodig. HR heeft er geen omkijken naar. Werkgevers krijgen bij CZ vaste contactpersonen die op werkdagen bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden. En afhankelijk van de grootte van een bedrijf wordt een implementatieteam geformeerd. Zodat elk bedrijf ervan verzekerd is dat alles snel en goed wordt afgehandeld.

Stap 5. Medewerkers informeren en helpen met overstap

HR-afdelingen en verzekeraars maken van tevoren afspraken over het verzekeren van medewerkers. Het is belangrijk om het doel te definiëren. Wat wil HR bereiken? Wat moet er gebeuren om zoveel mogelijk medewerkers te laten instromen? En welke rol speelt een aanvullende verzekering voor een werkgever. Een goede introductie van de nieuwe zorgverzekeraar is belangrijk. Een verzekeraar biedt vaak een palet communicatiemiddelen aan. HR-afdelingen kunnen kiezen welke middelen ze willen gebruiken om medewerkers te informeren. Sommige bedrijven doen de communicatie rondom de nieuwe verzekering voornamelijk zelf, andere geven het liever uit handen.

Bij CZ hebben we als basis productinformatie, brieven, e-mailings, intranetberichten en een lijst met veel gestelde vragen voor nieuwe collectiviteiten beschikbaar. De afdeling Klantenservice van CZ geeft snel antwoord op vragen van medewerkers. We zorgen ervoor dat HR zo min mogelijk met vragen wordt belast. Medewerkers kunnen zich eenvoudig online aanmelden. De medewerker doorloopt een paar stappen: pakketkeuze, betaalwijze, persoonlijke gegevens. Wil iemand niet het online proces in? Dan belt hij met klantenservice voor een telefonisch advies. En medewerkers die dat op prijs stellen, kunnen voor advies ook nog terecht bij verschillende CZ-vestigingen in het land. Zodra de medewerker de collectieve zorgverzekering heeft afgesloten, heeft hij binnen een paar dagen zijn polis in huis. De verzekeraar zegt direct de lopende verzekering op. Zowel de medewerker als de HR-afdeling hoeven daar niets aan te doen.

Een overstap moet een organisatie geen extra moeite kosten; geen (administratief) gedoe voor de organisatie en voor de medewerkers. En dus nemen zorgverzekeraars HR-afdelingen inmiddels vrijwel alle zorgen uit handen.